【取引事業者各位】電子契約サービス「SMBCクラウドサイン」による契約締結手続きのお願い

2022.03.25

取引事業者各位

学校法人近畿大学

電子契約サービス「SMBCクラウドサイン」による契約締結手続きのお願い

　平素は、本学の教育・研究活動にご高配を賜り、誠にありがとうございます。さて、本学では、新たな時代を見据えた業務環境の整備を目指して、業務のデジタル化を推進しています。これまで、法人内で発生する契約書等については紙と押印で行ってきましたが、手続きや郵送によって発生する非効率性や増え続ける書類の管理が課題となっていました。そこで、今後は原則電子契約サービス「SMBCクラウドサイン」による契約締結手続きを進めて参ります。SMBCクラウドサインの導入により、Web上で契約締結と保管が可能となるため、印刷・製本・押印・郵送・ファイリングとった事務作業がなくなり業務効率化とペーパーレス化の実現を目指します。
つきましては、本取り組みの趣旨および下記内容をご理解いただき、ご協力いただきますようお願い申し上げます。

記

1．導入開始日
令和4年4月1日より開始

2．導入サービスおよび運営会社
導入サービス「SMBCクラウドサイン」
運営会社「SMBCクラウドサイン株式会社」

3．電子契約について
＜電子契約のメリット＞
①押印作業、郵送作業、原本保管作業など業務が削減
②郵送代、印紙代のコスト削減
③紙を使用せず、電子ファイル（ＰＤＦファイル）で締結することによるペーパーレス化

＜契約手続きについて＞
SMBCクラウドサインにおける契約締結手続きは、送信者側（本学）がPDFデータ形式の契約書等をSMBCクラウドサイン上にアップロードした後、受信者側（貴社）がSMBCクラウドサインにアクセスして契約内容を確認のうえ、画面上で合意操作していただくという非常にシンプルなものです。（別紙の『【SMBCクラウドサイン】受信者用ご利用ガイド』を参照。）上記の作業によって電子署名が付与された合意済み契約書等のデータは、自動的に電子メールにて当事者双方の担当者に送信されることになりますので郵送手続は不要です。
また、電子契約の性質上、印紙の貼付は不要となりますので印紙代は発生いたしません。なお、SMBCクラウドサイン内で締結された全ての契約書等のデータには、SMBCクラウドサインから発行された電子署名が付与され、これにより契約書等の真正が担保されます。以上のように、SMBCクラウドサインを利用した電子契約は、貴社にとっても非常にメリットのあるものと存じますので、今後の本学との契約締結手続につきましては、原則電子契約にて締結できるようご協力を、よろしくお願いいたします。

4．事前のお願い
1）貴社ご契約担当者様及び署名権限者様のご連絡先送付依頼
①貴社において署名いただける方は、貴社の契約決裁権限を有する方、又はそれらの方から受任された方々に限ります。
②契約締結時には、①に記載する方々の氏名及びメールアドレスを本学の担当者にご連絡ください。また、押印していない書類をPDFにして本学の担当者に送付をお願いいたします。

2）貴社の電子契約サービスを利用した契約締結について
すでに貴社にて電子契約サービスをご利用の場合は、貴社の電子契約サービスを利用して、原則貴社より契約締結手続きをよろしくお願いいたします。なお、本学の担当者より、事前にメール送信者リスト及び必要となるURLの受領をお願いいたします。

3）契約の内容見直しについて
必要に応じて、電子契約サービスを利用することによる契約内容の変更が発生する場合は、本学の担当者と個別協議をお願いいたします。

5．契約締結の流れ
＜貴社にて電子契約サービスを導入していない場合＞

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